Fasilitasyon

Daha önceki yazımda uzaktan gerçekleştirdiğimiz verimli toplantı ipuçlarını paylaşmıştık. Bugünkü yazımda da teknoloji dünyasının iki önemli ismi Google’dan Larry Page ve Tesla,Space X gibi firmaları yöneten Elon Musk‘ın verimli toplantı gerçekleştirmek için uyguladıkları taktiklerden bahsedeceğim.

Elon Musk toplantı kuralları:

1- Kalabalık toplantılardan vazgeçin. Elon Musk ideal bir toplantının 4 ila 6 arasında olması gerektiğini düşünüyor. Böylece tüm katılımcıların değer sağladığını düşünmektedir. Yalnız daha büyük katılımcılarla değer sağlandığı düşünülüyorsa da sürenin kısa tutulmasını tavsiye etmektedir. Yönetim uzmanlarından MIT Sloan School of Management’tan Prof. Neal Hartman’da birçok katılımcının katıldığı toplantılarda katılımcılar konuların kendileri ile alakalı olmadığını düşünüyorsa katkı sağlayamadıklarını hissederek yapacakları diğer işleri düşünmeye başladıklarını belirtmektedir. Hatta Elon Musk’ın bu konuda yaptığı bir hesapta bulunmakta. Saati 100 dolar ücret alan mühendislerden oluşan 10 kişilik bir toplantının şirkete maliyetinin 1000 dolar olduğunu belirtiyor. Yapılan toplantılara bakıldığında ne kadar büyük bir maliyet oluşturmaktadır. Bu konu ile ilgili Amazon CEO’su Jeff Bezos’da ideal bir toplantı katılımcılarının 2 orta boy pizza ile doyabileceklerini belirterek kalabalık toplantılardan kaçınılması gerektiğini belirtmektedir.

2- Değer sağlayamıyorsanız toplantıdan çıkın. Bir Space X çalışanı tarafından Elon Musk’ın bir toplantıda herhangi bir yorumda bulunmayan katılımcıya dönerek “Hiçbir şey söylemedin. Neden buradasın?” dediğini aktarmaktadır. Çok kaba bir cümle gibi geliyor yalnız Elon Musk’ın bu önerisi bence çok önemli. Sıkılan katılımcı bir süre sonra telefonda zaman geçirmeye başlıyor ve toplantıda kopuyor.

3- Sürekli toplantılar yapmayın. Toplantı ile çözülebilecek birçok iş olabildiğinden toplantı öncesi toplantının gerekliliğinin değerlendirilmesini vurgulamaktadır. Çok acil olmadığı sürece sık sık toplantılar yapılmaması gerektiğini vurgulamaktadır. Toplantı yapmadan telefon görüşmesi, email veya grup sohbeti ile çözülebilecek işler olabilir. birinci maddedeki gibi toplantıların maliyeti çok dikkate alınmıyor ama kurum için ciddi bir maliyet, çalışanlar için de ciddi bir zaman kaybına sebep oluyor.

Larry Page toplantı kuralları:

1. Bir toplantıya en fazla 10 kişi çağrılmalıdır.
2. Toplantıya davet edilen katılımcı katkı sağlayamayacağını düşünüyorsa katılmamalı.
3. Toplantıya sadece ve sdece doğrudan katkı sağlayacak katılımcılar davet edilmeli.
4. Her toplantının mutlaka fasilite edecek birisi olmalı. Eğer yoksa da o toplantı yapılmamalı.
5. Toplantıya dahil olan katılımcı artık katkı sağlayamacağını düşünüyorsa toplantıdan çıkmalı.
6. Her toplantının başında toplantının amacı ve toplantı sonunda beklenenler ilgili net bilgi verilmeli.
7. Bir karar alabilmek için toplantı beklenmemeli, eğer toplantı yapılması gerekiyorsa da hemen yapılmalı.
8. Toplantılar kısa tutulmalı, ilgili karar alındığında da toplantı süresinin bitmesi beklenmeden toplantı sonlandırılmalı.
9. Toplantı notlarının toplantı sonunda katılımcılarla e-mail ile paylaşılmalı.
10. Toplantıda kullanılan yazılı materyaller toplantı sonunda katılımcılarla paylaşılmalı.

Hem daha önceki verimli toplantı ipuçları hem de bugünkü Larry Page ve Elon Musk gibi liderlerin taktiklerine baktığımızda genel anlamda aynı noktaları vurgulanmaktadır. Vurgulanan bu noktaların verimli toplantılar için yerine getirilmesi gerekmektedir. Belki bazı maddeleri yerine getirmek de zorlanılabilecektir ama kurumun veya ekibin toplantı kültürünü oluşturması için ısrarla çaba gösterilmelidir.

Belli bir amaç için bir araya gelip düşünmeye, karar almaya, aksiyonları belirlemeye toplantı diyoruz.  Yalnız uzaktan çalışma ile birlikte her türlü görüşmeyi birçok katılımcı ile toplantı formatında geçirmeye başladık, bu da bireysel çalışma zamanımızı oldukça azalttı. Gün içinde çalışılamadığından da yapılması gerekenler işler mesai sonrasına kaldı ve büyük bir sorunumuz daha ortaya çıktı. İş yaşam dengesi. Gün içindeki etkinliklerimizi, toplantılarımızı verimli bir şekilde geçirmek mesai sonrasına kalacak işlerimizi azaltacağından da iş yaşam dengesinin kurulmasına da  faydası olacaktır.

Toplantı öncesi yapılabilecekler;

1- Toplantıya ihtiyaç olup olmadığının değerlendirilmesi. Toplantı isteğini hazırlamadan önce birkaç kişiyi toparlamadan çözülebilecek bir konu olup olmasının değerlendirilmesi ilk alacağımız aksiyon olmalıdır. İnsiyatif alınıp ilerlenebilecek bir durum mu, kısa telefon görüşmeleri ile çözülebilecek bir konu mu değerlendirilmesi yapılabilir.

2- Toplantı ajandasının belirlenmesi ve ilgililerle paylaşılması. Zaman hiç kimsenin geri kazanamadığı hayatındaki en önemli varlıklardan birisi. Bu en önemli varlığı da en iyi şekilde kullanmak herkesin en doğal hakkıdır. İlk olarak toplantıda olmasının faydası olacağı kişilerin davet edilmesi. İlgili ilgisiz birçok kişinin toplantıya davet edilmesi verimliliği azaltacağı gibi muhtemelen bunun için tekrar toplantı yapalım kararının çıkmasına sebep olacaktır. Toplantı sahibi toplantı isteğini paylaşırken ajandadaki maddeler ve öngördüğü süreleri paylaşmalıdır.

3- Toplantı süresinin belirlenmesi. Uzaktan çalışma ile ilgili yaşadığımız sıkıntılardan birisi de uzadıkça bitmeyen toplantılar. Maximum 60 dakikalık toplantılar ayarlamak katılımcıların odaklanmasını da sağlayacaktır. Uzun toplantılar katılımcıların odaklanmasını olumsuz etkileyeceğinden verimliliğini de azaltacaktır. Eğer 60 dk’dan uzun toplantılar yapılması gerekiyorsa da 50 dkda bir 10-15 dk mola verilebilir.

4- Var ise dokümanların paylaşımı. Toplantı ile ilgili sunum veya farklı dokümanlara katılımcıların önceden göz gezdirerek hazırlıklı gelmeleri  zamanın verimli kullanılmasını sağlayacaktır.

Toplantı sırasında;

5- Kameraların açılması. Araştırmalar yüzyüze iletişimin etkisinin diğer iletişim türlerinden çok daha yüksek olduğunu ortaya koymuştur. Uzaktan çalışırken biribirimizin yüzünü görüyor olmamız fiziksel olarak bir arada olamasak da odaklanmayı ve aktif dinlemeyi daha da artıracaktır.

6- Dikkat dağıtıcıların ortadan kaldırılması. Çağımızın önemli sorunlarından birisi. Etrafta o kadar çok dikkat dağıtıcı unsurlar var ki, bunları minimize edebilmemiz toplantıya daha odaklı olunmasını ve aktif dinlenmesini sağlayacaktır. Cep telefonlarını ters çevirmek ve mail uygulamalarından toplantı süresince uzak durmak bile verimliliği önemli oranda artıracaktır.

7- Toplantı notunu alacak birisinin belirlenmesi. Toplantı başında toplantı notlarını alacak birisini belirlenmesi, kısa ve net bir şekilde toplantı notlarının alınması aksiyonları ve kararların atlanılmasını engelleyecektir. Toplantı notunun alınmaması bazı noktaların unutulmasına veya yanlış hatırlanmasına sebep olacağından yeni bir toplantı ihtiyacı çıkarabilir.

8- Toplantı fasilitatörünün belirlenmesi. Ajandanın ve öngörülen sürelerin etkin bir şekilde uygulanması, katılımcıların aynı hedefe odaklanması konusunda toplantıyı etkin bir şekilde yönetecek toplantı fasilitatörünün belirlenmesi gerekmektedir. Etkin bir fasilitasyon için birçok teknik de mevcut. Bunları da detaylı olarak başka bir yazımda belirteceğim.

9- Herkesin dahil edilmesi. Tüm katılımcıların etkin birşekilde toplantının içinde olmaları hem daha etkili kararların alınmasını sağlayacak hem de aynı konuların tekrar tekrar açıklanmasını minimize edeceğinden zamanın verimli kullanılmasını sağlayacaktır.

10- Parking lot belirlenmesi. Zaman zaman bazı konular uzadıkça hem odaktan çıkılmasına hem de bitmeyen tartışmalara sebep olabilir. Bu durumda toplantı fasilitatörü bu tip konuları toplantı sonunda veya daha farklı bir zamanda değerlendirmek üzere park edebilir.

11- Toplantı sonunda toplantı ile ilgili geribildirimlerin alınması. Katılımcıların toplantı ile ilgili geribildirimleri daha verimli toplantılar gerçekleştirmek için güzel bir fırsat olabilir.

Toplantı sonrasında;

12- Toplantı notunun paylaşılması. Toplantı notu almak üzere belirlenen kişi tarafından tüm katılımcılarla toplantı notunun paylaşılabilir ve çeşitli yorumlar için belli bir  zaman vererek nihai toplantı notuna kavuşulabilir.