Daha önceki yazımda uzaktan gerçekleştirdiğimiz verimli toplantı ipuçlarını paylaşmıştık. Bugünkü yazımda da teknoloji dünyasının iki önemli ismi Google’dan Larry Page ve Tesla,Space X gibi firmaları yöneten Elon Musk‘ın verimli toplantı gerçekleştirmek için uyguladıkları taktiklerden bahsedeceğim.
Elon Musk toplantı kuralları:
1- Kalabalık toplantılardan vazgeçin. Elon Musk ideal bir toplantının 4 ila 6 arasında olması gerektiğini düşünüyor. Böylece tüm katılımcıların değer sağladığını düşünmektedir. Yalnız daha büyük katılımcılarla değer sağlandığı düşünülüyorsa da sürenin kısa tutulmasını tavsiye etmektedir. Yönetim uzmanlarından MIT Sloan School of Management’tan Prof. Neal Hartman’da birçok katılımcının katıldığı toplantılarda katılımcılar konuların kendileri ile alakalı olmadığını düşünüyorsa katkı sağlayamadıklarını hissederek yapacakları diğer işleri düşünmeye başladıklarını belirtmektedir. Hatta Elon Musk’ın bu konuda yaptığı bir hesapta bulunmakta. Saati 100 dolar ücret alan mühendislerden oluşan 10 kişilik bir toplantının şirkete maliyetinin 1000 dolar olduğunu belirtiyor. Yapılan toplantılara bakıldığında ne kadar büyük bir maliyet oluşturmaktadır. Bu konu ile ilgili Amazon CEO’su Jeff Bezos’da ideal bir toplantı katılımcılarının 2 orta boy pizza ile doyabileceklerini belirterek kalabalık toplantılardan kaçınılması gerektiğini belirtmektedir.
2- Değer sağlayamıyorsanız toplantıdan çıkın. Bir Space X çalışanı tarafından Elon Musk’ın bir toplantıda herhangi bir yorumda bulunmayan katılımcıya dönerek “Hiçbir şey söylemedin. Neden buradasın?” dediğini aktarmaktadır. Çok kaba bir cümle gibi geliyor yalnız Elon Musk’ın bu önerisi bence çok önemli. Sıkılan katılımcı bir süre sonra telefonda zaman geçirmeye başlıyor ve toplantıda kopuyor.
3- Sürekli toplantılar yapmayın. Toplantı ile çözülebilecek birçok iş olabildiğinden toplantı öncesi toplantının gerekliliğinin değerlendirilmesini vurgulamaktadır. Çok acil olmadığı sürece sık sık toplantılar yapılmaması gerektiğini vurgulamaktadır. Toplantı yapmadan telefon görüşmesi, email veya grup sohbeti ile çözülebilecek işler olabilir. birinci maddedeki gibi toplantıların maliyeti çok dikkate alınmıyor ama kurum için ciddi bir maliyet, çalışanlar için de ciddi bir zaman kaybına sebep oluyor.
Larry Page toplantı kuralları:
- Bir toplantıya en fazla 10 kişi çağrılmalıdır.
- Toplantıya davet edilen katılımcı katkı sağlayamayacağını düşünüyorsa katılmamalı.
- Toplantıya sadece ve sdece doğrudan katkı sağlayacak katılımcılar davet edilmeli.
- Her toplantının mutlaka fasilite edecek birisi olmalı. Eğer yoksa da o toplantı yapılmamalı.
- Toplantıya dahil olan katılımcı artık katkı sağlayamacağını düşünüyorsa toplantıdan çıkmalı.
- Her toplantının başında toplantının amacı ve toplantı sonunda beklenenler ilgili net bilgi verilmeli.
- Bir karar alabilmek için toplantı beklenmemeli, eğer toplantı yapılması gerekiyorsa da hemen yapılmalı.
- Toplantılar kısa tutulmalı, ilgili karar alındığında da toplantı süresinin bitmesi beklenmeden toplantı sonlandırılmalı.
- Toplantı notlarının toplantı sonunda katılımcılarla e-mail ile paylaşılmalı.
- Toplantıda kullanılan yazılı materyaller toplantı sonunda katılımcılarla paylaşılmalı.
Hem daha önceki verimli toplantı ipuçları hem de bugünkü Larry Page ve Elon Musk gibi liderlerin taktiklerine baktığımızda genel anlamda aynı noktaları vurgulanmaktadır. Vurgulanan bu noktaların verimli toplantılar için yerine getirilmesi gerekmektedir. Belki bazı maddeleri yerine getirmek de zorlanılabilecektir ama kurumun veya ekibin toplantı kültürünü oluşturması için ısrarla çaba gösterilmelidir.
