Belli bir amaç için bir araya gelip düşünmeye, karar almaya, aksiyonları belirlemeye toplantı diyoruz. Yalnız uzaktan çalışma ile birlikte her türlü görüşmeyi birçok katılımcı ile toplantı formatında geçirmeye başladık, bu da bireysel çalışma zamanımızı oldukça azalttı. Gün içinde çalışılamadığından da yapılması gerekenler işler mesai sonrasına kaldı ve büyük bir sorunumuz daha ortaya çıktı. İş yaşam dengesi. Gün içindeki etkinliklerimizi, toplantılarımızı verimli bir şekilde geçirmek mesai sonrasına kalacak işlerimizi azaltacağından da iş yaşam dengesinin kurulmasına da faydası olacaktır.
Toplantı öncesi yapılabilecekler;
1- Toplantıya ihtiyaç olup olmadığının değerlendirilmesi. Toplantı isteğini hazırlamadan önce birkaç kişiyi toparlamadan çözülebilecek bir konu olup olmasının değerlendirilmesi ilk alacağımız aksiyon olmalıdır. İnsiyatif alınıp ilerlenebilecek bir durum mu, kısa telefon görüşmeleri ile çözülebilecek bir konu mu değerlendirilmesi yapılabilir.
2- Toplantı ajandasının belirlenmesi ve ilgililerle paylaşılması. Zaman hiç kimsenin geri kazanamadığı hayatındaki en önemli varlıklardan birisi. Bu en önemli varlığı da en iyi şekilde kullanmak herkesin en doğal hakkıdır. İlk olarak toplantıda olmasının faydası olacağı kişilerin davet edilmesi. İlgili ilgisiz birçok kişinin toplantıya davet edilmesi verimliliği azaltacağı gibi muhtemelen bunun için tekrar toplantı yapalım kararının çıkmasına sebep olacaktır. Toplantı sahibi toplantı isteğini paylaşırken ajandadaki maddeler ve öngördüğü süreleri paylaşmalıdır.
3- Toplantı süresinin belirlenmesi. Uzaktan çalışma ile ilgili yaşadığımız sıkıntılardan birisi de uzadıkça bitmeyen toplantılar. Maximum 60 dakikalık toplantılar ayarlamak katılımcıların odaklanmasını da sağlayacaktır. Uzun toplantılar katılımcıların odaklanmasını olumsuz etkileyeceğinden verimliliğini de azaltacaktır. Eğer 60 dk’dan uzun toplantılar yapılması gerekiyorsa da 50 dkda bir 10-15 dk mola verilebilir.
4- Var ise dokümanların paylaşımı. Toplantı ile ilgili sunum veya farklı dokümanlara katılımcıların önceden göz gezdirerek hazırlıklı gelmeleri zamanın verimli kullanılmasını sağlayacaktır.
Toplantı sırasında;
5- Kameraların açılması. Araştırmalar yüzyüze iletişimin etkisinin diğer iletişim türlerinden çok daha yüksek olduğunu ortaya koymuştur. Uzaktan çalışırken biribirimizin yüzünü görüyor olmamız fiziksel olarak bir arada olamasak da odaklanmayı ve aktif dinlemeyi daha da artıracaktır.
6- Dikkat dağıtıcıların ortadan kaldırılması. Çağımızın önemli sorunlarından birisi. Etrafta o kadar çok dikkat dağıtıcı unsurlar var ki, bunları minimize edebilmemiz toplantıya daha odaklı olunmasını ve aktif dinlenmesini sağlayacaktır. Cep telefonlarını ters çevirmek ve mail uygulamalarından toplantı süresince uzak durmak bile verimliliği önemli oranda artıracaktır.
7- Toplantı notunu alacak birisinin belirlenmesi. Toplantı başında toplantı notlarını alacak birisini belirlenmesi, kısa ve net bir şekilde toplantı notlarının alınması aksiyonları ve kararların atlanılmasını engelleyecektir. Toplantı notunun alınmaması bazı noktaların unutulmasına veya yanlış hatırlanmasına sebep olacağından yeni bir toplantı ihtiyacı çıkarabilir.
8- Toplantı fasilitatörünün belirlenmesi. Ajandanın ve öngörülen sürelerin etkin bir şekilde uygulanması, katılımcıların aynı hedefe odaklanması konusunda toplantıyı etkin bir şekilde yönetecek toplantı fasilitatörünün belirlenmesi gerekmektedir. Etkin bir fasilitasyon için birçok teknik de mevcut. Bunları da detaylı olarak başka bir yazımda belirteceğim.
9- Herkesin dahil edilmesi. Tüm katılımcıların etkin birşekilde toplantının içinde olmaları hem daha etkili kararların alınmasını sağlayacak hem de aynı konuların tekrar tekrar açıklanmasını minimize edeceğinden zamanın verimli kullanılmasını sağlayacaktır.
10- Parking lot belirlenmesi. Zaman zaman bazı konular uzadıkça hem odaktan çıkılmasına hem de bitmeyen tartışmalara sebep olabilir. Bu durumda toplantı fasilitatörü bu tip konuları toplantı sonunda veya daha farklı bir zamanda değerlendirmek üzere park edebilir.
11- Toplantı sonunda toplantı ile ilgili geribildirimlerin alınması. Katılımcıların toplantı ile ilgili geribildirimleri daha verimli toplantılar gerçekleştirmek için güzel bir fırsat olabilir.
Toplantı sonrasında;
12- Toplantı notunun paylaşılması. Toplantı notu almak üzere belirlenen kişi tarafından tüm katılımcılarla toplantı notunun paylaşılabilir ve çeşitli yorumlar için belli bir zaman vererek nihai toplantı notuna kavuşulabilir.
